Co organizator powinien zapewnić uczestnikom konferencji naukowych?

Konferencje naukowe to specyficzny typ wydarzeń branżowych – skupiają najczęściej specjalistów z danej dziedziny i są miejscem wymiary doświadczeń oraz stwarzają przestrzeń do dyskusji. Ich organizacja wymaga wielomiesięcznych przygotowań i zadbania o najmniejszy szczegół.

Przed konferencją

Interesująca tematyka i atrakcyjny program sprawią, że sala konferencyjna będzie pełna słuchaczy. Precyzyjne określenie problematyki z pewnością sprawi, że łatwiej uzyskamy zgłoszenia ekspertów z danej dziedziny, a prestiż konferencji wzrośnie. Uczestnicy docenią z pewnością obecność specjalnego gościa, którego wykład będzie dobrym pretekstem do podjęcia dyskusji. Jednak przygotowanie merytoryczne to tylko część sukcesu – istotna jest także komunikacja z uczestnikami wygłaszającymi swoje wystąpienia oraz biernymi słuchaczami. Informowanie o programie, wydarzeniach towarzyszących lub udziale specjalnych gości muszą dotrzeć do jak najszerszego grona zainteresowanych. Zapewnienie możliwości sprawnej komunikacji z organizatorem na pewno wpłynie na frekwencję podczas wydarzenia.

Zaplecze konferencji

Dyskusje i wystąpienia przebiegają zwykle bez większej ingerencji ze strony organizatora. Jednak to, co dzieje się za kulisami wydarzenia, zależy już wyłącznie od jego starań. Musi on zadbać o komfort uczestników co najmniej na kilku najważniejszych polach:

- obsługa techniczna konferencji – sprawny sprzęt jest niezbędny, by wystąpienia uczestników przebiegały według założonego harmonogramu. Jeśli prelegent zgłasza zapotrzebowanie na dane urządzenie, należy zadbać o to, by umożliwić mu wybrany sposób prezentacji. Jeśli nie jesteśmy w stanie go zagwarantować, uczciwie będzie poinformować o tym wcześniej;

- catering – obrady konferencyjne są najczęściej rozłożone na cały dzień. Rodzi to konieczność zorganizowania przerw kawowych – najlepiej po każdym panelu – oraz przerwy obiadowej;

- baza hotelowa – organizowanie dwudniowej konferencji naukowej wiąże się z potrzebą zapewniania uczestnikom noclegów. Najlepiej sprawdzić kilka ofert hoteli lub ośrodków i po kalkulacji kosztów podjąć decyzję, biorąc także pod uwagę ich standard;

- imprezy towarzyszące – organizacja dodatkowych atrakcji nie jest obowiązkiem organizatorów, ale to mile widziany akcent podczas konferencji naukowych. Najczęściej w tej roli sprawdzają się wykłady eksperckie, nawiązujące do tematyki konferencji oraz bankiety, służące także integracji uczestników. Ich organizacja zależy w dużej mierze od środków finansowych oraz ewentualnych sponsorów.