Organizacja spotkań służbowych

Spotkania biznesowe mogą mieć charakter wewnętrzny, zatem odbywają się one w gronie pracowników, ale także zewnętrzny, gdy zapraszane są na nie strony spoza firmy. Dlaczego w ogóle organizuje się tego typu spotkania? Powodów może być wiele. Często chcemy pozyskać jakieś informacje, skonsultować się z kimś zanim zostanie podjęta decyzja, podczas takich spotkań opracowuje się nowe strategie działa, tworzy nowe produkty czy usługi, ale także nawiązuje się współpracę z innymi firmami, analizuje sytuację finansową firmy i przeprowadza wszelkiego typu szkolenia.

Organizacja spotkania biznesowego

Zanim dojdzie do spotkania musimy się do niego właściwie przygotować, tak aby wszystko poszło po naszej myśli. Należy chociażby ustalić w jakim celu się spotykamy, gdzie i kiedy odbędą się obrady, kto będzie w nich uczestniczył, a także kto poprowadzi spotkanie i jaki będzie jego porządek. Nie wolno zapomnieć o zarezerwowaniu sali, przygotowaniu niezbędnych materiałów i zaproszeń, zamówieniu poczęstunku, a także wyznaczeniu osoby odpowiedzialnej za sporządzenie protokołu.

Porządek obrad

Jeśli chcemy by spotkanie było efektywne należy przestrzegać zasady by zawsze podejmować wyłącznie jedną kwestię naraz. W tym przypadku zatem bardzo pomocny będzie ustalony porządek podnoszonych kwestii, czyli tak zwana agenda. Przygotowując taki plan pamiętajmy, że konieczne jest zawarcie w nim wszystkich niezbędnych tematów, ale nie można również „zmęczyć” nimi uczestników spotkania. Przerwy należy ustalić mniej więcej co trzy godziny, przy czym przerwy krótkie mogą trwać do 20 minut, a obiadowe do 2 godzin. Wolne wnioski i sprawy różne zostawiamy na koniec spotkania. Jeśli wcześniej przygotujemy i roześlemy do uczestników broszury informacyjne, będą oni mieli czas aby się z nimi zapoznać, dzięki czemu będą aktywnie brać udział w dyskusji.

Sala

Zadbać należy także o właściwe ustawienie stołów i krzeseł, dostosowane do charakteru spotkania. Ustawienie panelowe, czyli rzędy krzeseł ustawione naprzeciwko stołu moderatorów, sprawdza się podczas konferencji z większą liczbą osób. Jeśli uczestników jest niewielu, a spotkanie jest oficjalne, doskonale sprawdzi się ustawienie stołów w kształcie litery T. Z kolei stół okrągły przeznaczony jest zwykle do rozwiązywania konfliktów czy tak zwanej burzy mózgów. Ustawienie w podkowę przeznaczone jest do spotkań oficjalnych, dla większej liczby osób. Stoły w kształcie placu, czyli ustawione w kształt litery U, a naprzeciwko stoły moderatorów jest dobre do każdego typu spotkania.

Spotkanie

Spotkanie zaczynamy punktualnie, a prowadząca je osoba na początku przedstawia uczestników chyba, że uczestniczy w nim dużo osób lub obrady w takim gronie odbywały się już wcześniej. Następnie przedstawiamy porządek obrad i ich cel. Kontrolujemy również czas, organizujemy przerwy, a na koniec podsumowujemy przebieg spotkania. Po spotkaniu należy sporządzić protokół oraz wysłać go do wszystkich zainteresowanych, rozliczyć obrady finansowo, opracować wszelkie wnioski oraz zalecenia, które wynikają z protokołu oraz rozdysponować zadania. Dobrze zorganizowane spotkanie może skutkować poprawą funkcjonowania firmy, rozszerzeniem jej działalności czy poznaniem konkurencji. Takie spotkanie może okazać się porażką głównie jeśli nie zostanie odpowiednio przygotowane lub gdy jego uczestnicy wykazują się brakiem umiejętności podejmowania konstruktywnej dyskusji.