Czym zajmuje się event manager?

Jak to, czym – dobrą zabawą... i jeszcze mu za to płacą. Praca marzeń? A może krew, pot i łzy? Jak dokładnie wygląda praca event managera i czy rzeczywiście jest tak fajna, jak się z pozoru wydaje?

Od A do Z

Event manager to człowiek, którego zatrudniamy, by zajął się za nas organizacją imprezy; całej imprezy, ze wszystkimi szczegółami, które nawet nie przyjdą nam do głowy i o których w ogóle nie chcemy wiedzieć.

Najczęściej event manager dostaje od klienta tak zwanego briefa, opisującego, nieraz dość mgliście, jakiego rodzaju wydarzenie klient chciałby zorganizować. Na podstawie briefa opracowuje się prezentację, zawierającą dokładny harmonogram całej imprezy, a więc datę, godzinę, lokalizację , atrakcje, prowadzących oraz,co niezmiernie ważne, szczegółowy kosztorys. Po zaprezentowaniu harmonogramu i uwzględnieniu uwag i poprawek klienta, można przystąpić do konkretnych działań, obejmujących zamówienia, rezerwacje, montaż, ustalenie (i dopilnowanie) terminów płatności, faktur, itp. Cała „papierologia” związana z organizację eventu jest pieczołowicie kolekcjonowana i na końcu umieszczana w teczce imprezy, która przekazywana jest szefostwu do rozliczenia. Warto wspomnieć, że zawartość teczki jest podstawą do otrzymania premii za event.

Tryb pracy

Event manager pracuje, przynajmniej teoretycznie, w typowych, biurowych godzinach: od 9.00 do 17.00, od poniedziałku do piątku. W praktyce jednak nie zawsze da się trzymać wyznaczonych godzin, co oczywiście wynika z charakteru i rangi organizowanych imprez.

Generalnie, pracę event managera można podzielić na dwa człony: część typowo biurową, a więc wymyślanie koncepcji, kosztorysu, tworzenie prezentacji, wymianę maili i negocjację cen oraz część praktyczną gdzie trzeba pojawić się na miejscu imprezy i osobiście dopilnować montażu i demontażu eventu. Jak można się domyślić, w przypadku części praktycznej, nie istnieje coś takiego jak normowany czas pracy, a zdarza się, że „dniówka” event managera obejmuje znacznie więcej, niż 24 godziny.

Cechy charakteru

Co oczywiste, taki tryb pracy i harmonogram zajęć nie każdemu będzie odpowiadał. Event manager powinien posiadać pewne cechy charakteru, które znacznie ułatwią mu pracę i sprawią, że mimo nawału obowiązków i zmieniających się wymagań klientów, wciąż będzie lubił to co robi, i będzie to robił dobrze. Event manager powinien być przede wszystkim osobą sumienną i odpowiedzialną, odporną na stres i zdolną do szybkiej reakcji na nieprzewidziane okoliczności. Powinien również na bieżąco śledzić trendy, kojarzyć fakty oraz... nie bać się kamer, bowiem bardzo często imprezy odbywają się w towarzystwie mediów.