Wybór miejsca na konferencję

Organizacja konferencji to prawdziwe wyzwanie – właśnie dlatego szef, pragnącv zachować resztki zdrowia psychicznego, z reguły deleguje do niego kogoś innego... na przykład nas. Spośród wszystkich zagadnień, z jakimi musimy się zmierzyć organizując konferencję (a jak być może już do nas dotarło, że jest ich znacznie więcej, niż sobie wyobrażaliśmy), najbardziej istotny jest pierwszy krok, jakim jest znalezienie odpowiedniego miejsca. Od lokalizacji, jaką uda nam się wyhaczyć, zależy bowiem wszystko inne: styl konferencji, jej rozmach, możliwości zorganizowania atrakcji, wywarcia wrażenia na gościach, a przede wszystkim – satysfakcja szefa, który był uprzejmy ubrać nas w to zadanie. Na co zatem powinniśmy zwrócić uwagę, organizując konferencję?

Mądrości wschodu

Robert Kyosaki, guru inwestowania, w swojej książce pt. „Bogaty ojciec, biedny ojciec” napisał, iż w przypadku każdej nieruchomości liczą się tak naprawdę trzy cechy: lokalizacja, lokalizacja i... lokalizacja. Podobnie rzecz wygląda, kiedy poszukujemy miejsca na zorganizowanie konferencji: lokalizacja i wszystko, co się z nią wiąże, jest kluczowym elementem. Idealny lokal powinien posiadać idealną lokalizację, czyli:

-dogodny dojazd;

-duży, najlepiej darmowy parking;

-odpowiednio dużą salę konferencyjną.

Tylko tyle, czy aż tyle? Z pozoru może się wydawać, iż nie są to wygórowane wymagania, ale jeśli poszukamy nieco dokładniej, okaże się, że znalezienie lokalizacji, łączącej te trzy cechy, wcale nie jest takie proste. Warto więc rozważyć wszystkie opcje i dać szansę również tym lokalizacjom, które niekoniecznie usytuowane są w centrum miasta, bowiem może się okazać, iż ze względu na ruch uliczny oraz trudności z zaparkowaniem samochodów, właśnie tam będzie nam najwygodniej.

Tam, gdzie tkwi diabeł

Jak wiadomo, rogaty gość lubi lokować się w szczegółach, warto więc zadbać o to, by nie miał tam zbyt dużego pola do popisu. Kiedy znajdziemy już dwie lub trzy lokalizacje, które odpowiadają nam pod względem dojazdu, parkingu i oczywiście gabarytów sali, możemy przejść do dalszych ustaleń. To, czy konferencję będzie można uznać za udaną, zależy bowiem od rzeczy, których na pierwszy rzut oka zwyczajnie nie widać. Należy do nich np. odpowiednie nagłośnienie sali konferencyjnej, a także wyposażenie jej w nowoczesne systemy multimedialne, które sprawią, że nawet kiedy prelegent zbytnio się rozgada, nie wszyscy goście usną. Wszystko, co może usprawnić przekazywanie informacji, a więc projektory, infokioski, panele multimedialne i tym podobne wynalazki, będzie tu naszym sprzymierzeńcem.

Kolejną, niezmiernie ważną rzeczą, o którą musimy zapytać, jest sprawna klimatyzacja. Duszna zatłoczona ( w końcu liczymy na porządną frekwencję) sala, nawet przy otwartych oknach, sprawi, że goście po kilkunastu minutach będą zwyczajnie zmęczeni.

Ostatnim szczegółem, o który musimy się zatroszczyć, jest zapewnienie naszym gościom miejsca, gdzie będą mogli wyjść na przerwę, by rozprostować kości, zapalić papierosa i zwyczajnie odetchnąć od nadmiaru przyswajanych informacji. Jeśli sala, którą bierzemy pod uwagę, nie dysponuje takim miejscem (lub jest nim duszny korytarz, albo wręcz ulica przed budynkiem), lepiej poszukać innego miejsca.

I na koniec... cena

Nie ma co ukrywać, cena jest istotnym parametrem, szczególnie, jeśli nasz szef ma przysłowiowego węża w kieszeni. Organizacja konferencji to spory koszt, tym bardziej, że zaproszonym gościom należy również zapewnić poczęstunek (lub choćby kawę i ciastka), a także rozdać im materiały, gadżety reklamowe czy zapewnić dojazd. Pytając o cenę, koniecznie powinniśmy uwzględnić w niej opisane powyżej szczegóły, bowiem może się okazać, że np. sala z pozoru tańsza, każe sobie dopłacić za używanie multimediów i wówczas cena znacznie wzrośnie. Z definicji należy też skreślić najtańsze i najdroższe oferty – pamiętajmy, ze za niezwykle atrakcyjną ceną z reguły coś się kryje (i zwykle nie jest to nic dobrego), zaś oferty, które bez żadnego uzasadnienia „się cenią”, prawdopodobnie zwyczajnie szukają naiwnych.