Na co zwrócić uwagę przy wyborze sali szkoleniowej?

Każdy kto staje przed zadaniem zorganizowania konferencji, szkolenia czy sympozjum naukowego zmaga się z trudną decyzją dotyczącą wyboru odpowiedniej lokalizacji. Ze względu na liczbę osób, czas oraz rodzaj spotkania pod uwagę należy wziąć klika kryteriów – podpowiadamy jakich.

Planowanie konferencji lub szkolenia to zadanie, które wymaga wyjątkowo wysokich umiejętności organizacyjnych. Podstawową kwestią jest oczywiście znalezienie odpowiedniego miejsca, gdzie dane wydarzenie można bez przeszkód zorganizować. Przy podejmowaniu decyzji należy również pamiętać o położeniu danej sali, jej zapleczu technicznym oraz innych warunkach mogących wpłynąć na komfort zarówno prowadzących, jak i uczestników danego przedsięwzięcia.

Wielkość i liczba miejsc

Przede wszystkim przed wynajęciem sali konferencyjnej musimy wiedzieć, ile osób weźmie udział w naszym wydarzeniu. Wiedza ta umożliwi nam dopasowanie wielkości sali do liczby zaproszonych osób. Pamiętaj, że zbyt duża sala będzie sprawiać wrażenie pustej, z kolei wynajęcie zbyt małej sali zmusi nas do poszukiwania dodatkowych krzeseł, które zwyczajnie zatłoczą pomieszczenie i przyczynią do tego, że wszystkim będzie zwyczajnie niewygodnie.

Wyposażenie sali

Każda sala konferencyjna powinna posiadać wszelkie niezbędne sprzęty potrzebne do przeprowadzenia szkolenia bądź prezentacji multimedialnej. Na stanie sal o konferencyjnym przeznaczeniu powinien znajdować się projektor, który można podłączyć do komputera, wizualizer, ekran projekcyjny lub wielkoformatowe monitory oraz odtwarzacz multimedialny. Równie ważne są tablice flipchart, szczególnie przydatne w trakcie szkoleń. Równie istotny będzie sprzęt nagłaśniający, czyli głośniki oraz mikrofony oraz możliwość dostosowania światła do potrzeb wydarzenia.

Komfort

Wszyscy uczestnicy konferencji lub szkolenia, jak i prelegenci muszą przede wszystkim mieć gdzie usiąść. Takie wydarzenia bardzo często trwają kilka godzin, stąd tak ważne jest, aby krzesła były wygodne. W sytuacji gdy uczestnicy będą siedzieć przy stołach, każda osoba powinna mieć wystarczająco dużo miejsca, aby mogła położyć na nim materiały szkoleniowe czy też osobiste przedmioty jak np. laptopy. Warto również zadbać o to, aby uczestnicy mieli czym oddychać i upewnić się, że obiekt posiada klimatyzację.