Organizacja dużej konferencji - poradnik. Cz. I.

Na sukces konferencji składa się wiele czynników, a organizator ma przed sobą trudne zadanie, by sprostać wymaganiom gości i uczestników. Im większa konferencja, tym zadań do wykonania jest więcej, dlatego warto wcześniej je rozplanować, by nie dopuścić do zaniedbań. Uwaga organizatorów powinna skupiać się zarówno na przygotowaniu sal konferencyjnych i ich zaplecza, jak i zadbaniu o komfort uczestników.

Przed podjęciem pierwszych działań, należy dokładnie oszacować dostępny budżet. Im większy, tym więcej będziemy w stanie zaoferować uczestnikom. Koszty wynajęcia sali i jej przygotowania, zagwarantowanie gościom hotelu czy posiłku podczas obrad to podstawowe kwestie, o które należy zadbać. Oprócz nich możemy też zorganizować dodatkowe atrakcje, które uczynią spotkanie niezapomnianym. Warto negocjować ceny poszczególnych usług – zwłaszcza przy dużym zamówieniu uzyskany rabat może być znaczący i pozwolić na zaplanowanie wydarzeń towarzyszących.

Obiekt konferencyjny

Znalezienie odpowiedniej lokalizacji nie jest łatwe, ponieważ należy wziąć pod uwagę szereg czynników – liczbę uczestników, odległość od bazy hotelowej, dostępne zaplecze oraz oczywiście cenę. Każde miejsce najlepiej odwiedzić osobiście, bo prezentowane na stronie internetowej czy w folderze zdjęcia nie zawsze oddają rzeczywisty stan pomieszczeń konferencyjnych. Nawet jeśli znamy daną lokalizację lub jest ona polecana przez zaufane osoby, nie można szybko ulegać dobremu pierwszemu wrażeniu. Może okazać się, że miejsce, które sprawdziło się przy organizacji niewielkiego biznesowego spotkania czy prywatnej uroczystości, nie sprosta wymaganiom dużej konferencji. Należy realnie ocenić, czy spodziewana liczba uczestników będzie miała komfortowe warunki oraz czy dojazd do miejsca konferencji nie będzie dla nich utrudniony. Organizowanie konferencji w miejscu odległym od hoteli i trakcji komunikacyjnych może stać się powodem niskiej frekwencji.

Obsługa techniczna

Obiekty konferencyjne bardzo często dysponują własnym sprzętem, który możemy wynająć wraz z salami. Innym rozwiązaniem jest wykorzystanie posiadanych urządzeń technicznych lub skorzystanie z usług firmy zewnętrznej. W każdym przypadku najważniejsze jest sprawdzenie sprzętu i zapewnienie podczas imprezy obecności osoby, która w razie pojawienia się problemów będzie w stanie szybko zainterweniować i naprawić usterkę. Niesprawny komputer czy problemy z nagłośnieniem pozostawiają bardzo złe wrażenie i potrafią całkowicie zdezorganizować przebieg spotkania.