Program imprezy firmowej jak go zaplanować?

Wydawałoby się, że organizacja imprezy firmowej to prosta sprawa, ale wcale tak nie jest. Tak się mówi, że to tylko kilka dni, parę atrakcji, jedno szkolenie, wycieczka, obiad, kolacje, śniadania, wizyty gości, transport ludzi, transport sprzętu, ustalenia z hotelem, późniejsze dojazdy, wcześniejsze śniadania, elastyczne zmiany punktów programu… trochę tego jest, czyż nie? Musimy być świadomi, że na każdą imprezę, którą organizujemy przypada minimum 100 drobnych elementów składowych, a w tym przynajmniej 50 związanych z samym programem i rozłożeniem go w czasie, tak, żeby idealnie wpasował się później w praktyczną realizację projektu, a to nie lada sztuka. Poniżej znajdziesz kilka praktycznych rad z którymi warto się zapoznać zanim zaczniesz organizować imprezę.

Przede wszystkim załóż wstępne ramy czasowe, w jakich będzie zorganizowana Twoja impreza, czyli od której godziny danego dnia i  w jakim momencie ma się zakończyć w konkretnym dniu. Bardzo ważne jest, abyś pamiętał przy tym, że zakończeniem wyjazdu integracyjnego nie jest moment wyjazdu grupy z hotelu, a moment, w którym grupa dojedzie do końcowego przystanku, gdzie wszyscy się rozstaną. Dokładnie to samo tyczy się rozpoczęcia imprezy, czyli momentu, gdzie grupa wsiada do wspólnego środka transportu, jeśli zaistniała sytuacja, że cała grupa korzysta ze wspólnego środka transportu.

Oprócz tego niesamowicie istotne jest, aby wpisać w każdym dniu programu najważniejsze wydarzenia, jako pierwsze, czyli na przykład, jeśli w piątek ma odbyć się konferencja oraz impreza bankietowa takie informacje powinny być umieszczone jako pierwsze w programie imprezy. Natomiast, gdy tworzysz program wycieczki to będą to głownie miejsca, jakie grupa będzie zwiedzała czy też jakich będzie korzystała z konkretnych usług.

Następnie określ liczbę posiłków na każdy z dni i dopasuj je do poszczególnych punktów głównych programu. Oczywiste jest, że wszyscy z nas po pięciu godzinach konferencji mogą być już bardzo głodni i nie ma sensu narażać się na gniew głodnych kolegów z pracy. Co do planu wycieczki to powinien on obejmować czas wolny, w którym uczestnicy będą mogli kupić sobie jedzenie, ponieważ nie możesz pozwolić, aby ktoś chodził głodny, bo inaczej będzie źle.

Gdy już zadbasz o powyższe pamiętaj o konsultacji z podwykonawcami, ponieważ czasami okazuje się to być bardzo żmudnym procesem i w większości przypadków od tego momentu powinna wkroczyć profesjonalna agencja, która zadba o każdy z punktów programu z osobna i dopasuje je wszystkie do siebie w taki sposób by tworzyły razem jeden spójna program wyjazdu integracyjnego w firmie.